Archivos para 18 diciembre 2011

¿Son solo papeles?

En los últimos años es frecuente encontrarnos con personas que minimizan la importancia de los documentos. Este artículo básico de Carol Mahoney, claro, concreto y conciso nos detalla las implicaciones de la importancia de los documentos escritos. Las razones de por qué hay que documentar.

Cuando era adolescente, mi madre me dio un diario y un pequeño consejo: “Di lo que piensas, pero ten cuidado con lo que escribes.” Ella se estaba refiriendo a la permanencia de las palabras escritas y el daño que podemos causar escribiendo sin cuidado. Me acorde de ese hecho el otro dìa cuando oì por casualidad un comentario que detuvo mis pasos: “Son sólo papeles.

¿Seguro? ¿Es solo papeleo?

  • ¿Entonces por qué nos molestamos en poner las cosas por escrito?
  • ¿Por qué ISO 9001 exige de un procedimiento para controlar documentación y datos?
  • ¿Para qué, la humanidad desarrolló lenguajes escritos?

Para entender la necesidad del control de documentos empecemos entendiendo la necesidad de los documentos. Ponemos las cosas por escrito por muchas razones. Aquì hay algunas de estas razones:

  • Para informar: Algunos de los documentos con mayor antigüedad no fueron escritos en papel sino sobre piedra, y los pictogramas formaron los primitivos lenguajes escritos. El paso del búfalo a través del cañón “justo en esa dirección”, marcado con sìmbolos gráficos, indicó a otros cazadores dónde encontrar comida. En la Europa medieval, al crecer el comercio en los mercados populares, se comenzaron a estandarizar señales que describían comida, bebida o aposento informando a los viajeros dónde podrìan comer y descansar. Durante el Renacimiento, cuando los plebeyos comenzaron a aprender a leer y escribir, se reemplazaron los pregoneros del pueblo con carteles y posteriormente con los periódicos. Desde el principio, los documentos han sido utilizados para impartir información.
  • Para formalizar: Los Emperadores de la antigua Babilonia, Griegos, Hititas, etc., trascribían sus leyes en grandes monolitos. Más tarde, Reyes y Papas emitieron proclamas por escrito, dándoles mayor credibilidad a sus alocuciones verbales. Se estandarizaron los ritos religiosos cuando fueron documentados. Los contratos y acuerdos de paz se pusieron por escrito, haciéndoles oficiales. Hoy se documentan regulaciones, normas, políticas gubernamentales y los procedimientos en general son documentados mediante su impresión.
  • Para certificar: Los documentos son utilizados para conceder autenticidad y veracidad a eventos específicos o para proporcionar convicción de que determinadas normas han sido cumplidas. Cartas de recomendación que sirven como referencia para la búsqueda de un nuevo empleo o para reafirmar una posición. Los certificados de matrimonio significan una nueva relación legal. Los certificados sanitarios de alimentos muestran que determinado restaurante ha pasado la inspección, o para certificar que un determinado trabajador está capacitado para manipular alimentos. Los diplomas certifican el logro de ciertos niveles educativos.
  • Para recordar: El desarrollo de la escritura permitió a la humanidad registrar su historia oral. La Biblia, por ejemplo, contiene una extensa genealogía de Jesús, estableciendo que provenìa de la descendencia de David. Cada cultura tiene tradiciones orales, mitos, folklore y canciones que fueron puestas por escrito para ser pasadas a generaciones futuras. En la actualidad, médicos y hospitales conservan archivos médicos para preservar información importante de los pacientes. Los gerentes de proyectos escriben sus informes sobre lo que hicieron y aprendieron, sobre sus éxitos y fracasos, proporcionando una referencia futura que se convierte en parte de la historia de la propia organización. Las actas de reuniones, listas, tablas, resultados de ensayos y experimentos, y las notas de conferencias son escritas con el propósito de recordar.
  • Para demostrar: Nosotros registramos títulos para documentar que somos propietarios de propiedades, como bienes raíces y automóviles. Guardamos recibos y otros registros financieros para demostrar compras, garantías, deducciones de impuestos, informes anuales y cumplimiento a las regulaciones. Llevamos pasaportes y la licencia de conducir para demostrar nuestra identidad. Llevamos tarjetas que demuestran que tenemos un seguro, que somos miembros de alguna organización, que estamos registrados como votante, que tenemos crédito o somos solventes en algo o para algo, etc. En el trabajo completamos listas de verificación y otros formularios que se transforman en registros que proporcionan evidencia de que nosotros hicimos lo que se nos requirió.
  • Para planear: En las batallas militares, en la preparación de planes de emergencia, para el desarrollo de estrategias comerciales o simplemente planificar itinerarios son algunas de las cosas que documentamos por adelantado. Escribir mientras planeamos nos ayuda a pensar. Escribiendo nuestros planes nos ayuda a hacerlos reales y nos motivan para tomar las acciones necesarias para alcanzar nuestras metas. En cualquier campo profesional, como la planificación financiera, la planificación de una boda e incluso la planificación de un funeral, es necesario desarrollar que es lo que queremos lograr y cómo esperamos lograrlo para lo cual debemos documentarlo.
  • Para instruir: Con la invención de la imprenta aparecieron catecismos grandes y pequeños con el propósito de brindar adoctrinamiento religioso a los creyentes y a sus niños. Antes de que la educación pública estuviera disponible en cualquier país, en la ausencia de libros de texto, los niños aprendan a menudo a leer usando sus Biblias, Torahs, Coran, libros de salmos o libros de oraciones. Tomando como referencia los métodos de los ejércitos, los gerentes comerciales escriben hoy a menudo los procedimientos operativos normalizados, o conforman las instrucciones de trabajo, para entrenar a sus empleados en las mejores prácticas para desarrollar las tareas que les son asignadas.

Entendiendo cómo usamos los documentos – y por qué – nos ayuda a verlos como información, no sólo como papeles. Los documentos proporcionan información que construyen el conocimiento si son bien manejados o pueden conducir a malas interpretaciones y a veces a errores costosos si no son bien administrados. La base del conocimiento de una organización es un recurso valioso, pero su valor depende de la calidad de la información contenida en sus documentos.

El control de los documentos mientras están vigentes, como lo requiere ISO 9001, crea responsabilidades y obligaciones para mantener la exactitud de esa información.

¿Sólo papeles?” Di lo que piensas. Pero la próxima vez que estés esperando en la ventanilla de registro del aeropuerto para recibir tu boleto de embarque, recuerda que podrìa ser más que sólo un papel que está entre ese avión y tú. Y te alegraras si lo tienes por escrito.


CAROL MAHONEY es representante ISO, obtuvo su certificación de Six Sigma Green Belt en la planta industrial de Midwest y es miembro de ASQ. Graduada en Ciencias de la Educación con orientación en Historia de la Universidad de Minnesota, enseñó en ese distrito suburbano durante varios años. Actualmente, coordina el sistema de gestión de la Calidad ISO de su compañìa y dirige proyectos de mejora Six Sigma.

Anuncios

Deja un comentario